Digitizing operating modes, processes and procedures has become a necessity to improve operational performance and facilitate knowledge transfer. Find out how you can digitize your operating procedures.
A une époque où l'efficacité, l'agilité et l'innovation sont devenues les clés du succès, la digitalisation des modes opératoires est maintenant une nécessité pour toute entreprises. Le passage d'un guide papier à un guide numérique n'est plus simplement une option, mais plutôt un impératif stratégique pour rester compétitif sur un marché dynamique.
La digitalisation des modes opératoires implique la transformation de tous les documents nécessaires à la formation aux modes opératoires au format numérique. Les savoir-faire et connaissances seront ainsi stockés, gérés, et traités électroniquement. Cette transition n'est pas simplement un changement technologique, mais une révolution fondamentale dans la façon dont les entreprises fonctionnent au quotidien. Dans cet article, nous verrons comment digitalier efficacement un mode opératoire.
Un mode opératoire digitalisé peut être accessible à tout moment et de n'importe où, ce qui facilite la consultation par les collaborateurs, les partenaires ou les clients, peu importe leur emplacement géographique.
La digitalisation des modes opératoires vous permet notamment d'intégrer des instructions au format vidéo. Le format vidéo rend l'assimilation des processus plus rapide et réduit les risques de mauvaise interprétation.
Les nouveaux collaborateurs peuvent facilement accéder aux modes opératoires numériques, ce qui simplifie le processus de formation et réduit le temps nécessaire pour qu'ils soient opérationnels.
La digitalisation de modes opératoires permet aux équipes de collaborer plus efficacement en partageant des documents et des informations en temps réel, favorisant ainsi la communication interne.
Bien qu'il puisse y avoir un investissement initial dans retranscription des modes opératoires au format digital, à long terme, la digitalisation peut réduire les coûts liés à la paperasserie, aux erreurs humaines, et aux processus inefficaces. C'est aussi un gain de temps pour vos experts métiers sur le terrain qui seront ainsi moins sollicités pour répondre aux questions de nouveaux arrivants.
Les modes opératoires au format numériques peuvent être mis à jour plus facilement pour s'adapter aux changements dans l'entreprise, qu'il s'agisse de nouvelles politiques, de nouvelles réglementations ou d'autres exigences.
La traduction des modes opératoires au format numérique implique la conversion des documents papier en parcours digital interactif. Un format qui sera bien plus engageant pour vos nouveaux arrivants !
Voici les étapes à suivre pour transformer vos modes opératoires papier en modes opératoires au format numérique :
Identifiez les processus qui doivent être digitalisés en priorité.
Établissez un plan : Définissez clairement les objectifs de la digitalisation, les ressources nécessaires et le calendrier de mise en œuvre.
Des ingénieurs pédagogiques peuvent vous aider à traduire des procédures au format papier dans le format numérique le plus adapté.
Identifiez le partenaire qui pourra vous accompagner dans toutes les étapes de la transformation de vos modes opératoires au format numérique. Le partenaire devra proposer un outil de partage des connaissances solide mais également un accompagnement complet pour garantir le succès de votre projet. Komin vous propose de vous accompagner sur toutes ces étapes.
Créez des versions numériques bien structurées en utilisant des formats visuels et engageants ! La création de parcours digitaux vous permet en effet d'ajouter des visuels et des vidéos qui rendent les étapes de vos modes opératoires plus compréhensibles. Vous pouvez également ajouter des quiz afin de vérifier la bonne assimilation des connaissances.
Favorisez l'adoption en soulignant les avantages de l'utilisation des modes opératoires numériques, tels que l'accessibilité à tout moment et de n'importe où ou encore le gain de temps pour les experts terrain sur-sollicités.
Établissez un processus de révision périodique pour vous assurer que les modes opératoires numériques sont à jour et précis.
Informez les utilisateurs à chaque fois qu'une mise à jour est effectuée pour qu'ils aient toujours accès aux informations les plus récentes.
En suivant ces étapes, vous pouvez traduire vos modes opératoires au format numérique de manière efficace, ce qui améliorera la gestion de l'information au sein de votre entreprise et contribuera à une meilleure efficacité opérationnelle.
"Avec Komin, nous avons documenté nos modes opératoires 10x rapidement qu'avec le papier"
- J. Cerruti (Responsable Méthodes & Industrialisation)
