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L'offboarding est la combinaison de deux notions : c'est en premier lieu la période qui précède le départ d'un collaborateur, c'est aussi l'ensemble des tâches qui doivent être effectuées avant son départ (par le manager, par les Ressources Humaines ou par le collaborateur lui-même).
Les termes "onboarding" et "offboarding" se comprennent d'autant mieux quand on les emploie en anglais. Dans le premier cas l'objectif est d'embarquer le collaborateur et de le faire monter à bord (de l'entreprise). Dans le second il faut le faire descendre de bord, dans la sérénité et l'efficacité. Dans les deux cas, une notion de mouvement est implicite. C'est logique, pendant ces deux phases clés de l'expérience collaborateur, l'entreprise continue de fonctionner à sa vitesse de croisière et la fenêtre de temps pour adresser ces sujets n'est pas infinie.
Pour faire simple, cette période commence à partir du moment où le départ d'un collaborateur est acté et devient inéluctable. Le plus souvent, cette période démarre à l'issue d'une discussion entre le manager et son collaborateur.
L'origine de cette discussion peut être l'anticipation de la fin du contrat de stage, d'apprentissage ou de CDD du collaborateur, mais il peut aussi s'agir d'une notification de démission par exemple.
Dans le cadre d'un stage, cette discussion peut se tenir 6 semaines ou même 10 jours avant la fin du contrat. En revanche, le cadre d'une démission est normé puisqu'il faut respecter la durée d'un préavis (1 à 3 mois le plus souvent).
Comme l'horizon de temps est différent selon le type de contrat, résumer l'offboarding à la notion de période avant le départ n'est pas suffisante.
Comme la notion de période n'est pas suffisante pour définir l'offboarding, on le définit aussi par les tâches opérationnelles qui doivent être mises en oeuvre avant le départ du collaborateur.
Cette checklist d'offboarding collaborateur comporte des actions qui sont à la charge (exemples non exhaustifs) :
➡️ des Ressources Humaines : organisation de l'exit interview(focus RH), remise du solde de tout compte, du certificat de travail ou de l'attestation Pôle Emploi dans certains cas
➡️ du collaborateur : préparation de son dossier de passation/transfert de connaissances, formation de ses collègues
➡️ du manager : organisation de l'exit interview (focus opérationnel), communication interne (annonce du départ, organisation d'un évènement de départ)
L'offboarding n'est donc pas une période d'inactivité, ni pour le collaborateur ni pour les Ressources Humaines ou le manager. Ces tâches permettent à l'entreprise de répondre aux obligations légales qui lui incombent et au besoin de continuité opérationnelle de l'entreprise. Dès que le départ du collaborateur devient inéluctable, un enjeu fondamental est de définir le planning d'exécution de ces tâches, ou "rétroplanning d'offboarding".
Le rôle des Ressources Humaines est au premier plan, notamment pour veiller à ce que les obligations légales, par exemple en matière de délais, soient respectées.
En ce qui concerne les tâches plus opérationnelles, c'est le manager qui doit fixer ses attentes vis à vis du collaborateur, en terme de résultat attendu, de rythme et de planning. Il doit veiller à garder "l'offboardee" motivé jusqu'au dernier jour, et la façon dont il organisera la charge de travail sera clé.
Si jamais le manager demande a l'offboardee de préparer sa passation de connaissances trop tôt, alors il risque que les informations ne soient que partiellement à jour et que l'offboardee s'épuise sur une "tâche marathon" dont il ne voit pas le bout. S'il s'y prend 1 semaine avant le départ du collaborateur, le manager s'expose à ce que le contenu soit préparé dans la précipitation, et que la passation soit inexploitable, pour lui-même et pour l'onboardee (prenant la suite de l'offboardee).
Notre recommandation, c'est en premier lieu de veiller au respect des délais légaux. Ensuite, nous recommandons à nos clients de ne faire commencer le processus d'offboarding par leurs collaborateurs que 4 à 6 semaines avant leur date de départ effectif. C'est un délai qui permet de combiner le day-to-day job du collaborateur et la production de tâches liées à la passation de connaissances. Il est fondamental que le manager et l'offboardee définissent ensemble des échéances pour suivre l'avancement de l'offboarding, qu'il soit réalisé via la solution d'offboarding Komin ou par un autre moyen. Avant d'aborder cette discussion, le manager peut anticiper quel sera le comportement de son collaborateur lors de son offboarding.
Plus tôt que 4 à 6 semaines avant le D-Day, l'offboardee considère toujours son départ comme étant "loin", le compte à rebours n'ayant pas vraiment commencé. La meilleure condition pour produire une passation de connaissances, c'est "d'être un peu sous tension" (ce qui n'a rien à voir avec la pression). Pour cela, le manager doit fixer une échéance finale et 1 ou 2 moments d'échanges formels "intermédiaires" au cours des 4 à 6 semaines de l'offboarding.
Komin est spécialisée dans l'accompagnement des entreprises qui souhaitent réinventer leur expérience collaborateur, depuis l'offboarding jusqu'à l'onboarding. Oui, dans ce sens, parce qu'un excellent onboarding commence par un excellent offboarding.
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